sur 
Mariage
Comment réserver et économiser
Réserver des chambres d’hôtel pour vos invités de mariage ne figure peut-être pas en tête de votre liste de tâches glamour, mais c’est une étape essentielle. Vous ne voulez certainement pas que vos invités soient dispersés à travers la ville ou, pire, qu’ils se retrouvent sans endroit où loger. Voici comment gérer le processus en douceur, en veillant à ce que chacun ait un endroit confortable pour se reposer après les célébrations.
Pourquoi réserver des blocs de chambres d’hôtel ?
Même si votre mariage n’est pas un événement de destination, vous aurez probablement des invités de l’extérieur de la ville. Réserver un bloc de chambres dans des hôtels à proximité simplifie la logistique, garde vos invités à proximité du lieu de la cérémonie et permet souvent de bénéficier de tarifs réduits.
Meg Ryan, directrice de l’hôtel à L’Hôtel Weyanokedéclare : « Les blocs de chambres d’hôtel sont parfaits lorsque vous souhaitez réunir le plus de personnes possible au même endroit pour des raisons logistiques ou de transport, ou si vous espérez garder les gens à proximité du mariage pour éviter une foule dispersée. »
Le meilleur dans tout ça ? Vous et vos invités bénéficierez probablement d’un tarif réduit. Le montant de la remise varie selon l’hôtel, mais il commence généralement autour de 20 % et peut même être plus élevé.
Commencez tôt pour obtenir les meilleures options
Le timing est essentiel. Si votre mariage coïncide avec la haute saison touristique ou se déroule dans un endroit où l’hébergement est limité, commencez à contacter les hôtels au moins six mois à l’avance. Vous aurez ainsi plus de chances d’obtenir les meilleurs tarifs et la disponibilité des chambres.
Tenez compte de la taille de votre liste d’invités et de la nécessité de loger dans plusieurs hôtels pour répondre à différents budgets. Proposer une gamme de prix permet à vos invités de trouver plus facilement un hébergement adapté à leurs besoins.
Lorsque j’ai réservé des blocs de chambres d’hôtel pour notre mariage à Miami (où les prix des hôtels peuvent être élevés), j’ai veillé à réserver des chambres dans un hôtel haut de gamme dont je savais que certains invités adoreraient, ainsi qu’une option plus économique afin que chacun puisse choisir ce qui lui convenait le mieux.
Pour simplifier le processus, des outils comme Joy rendent la réservation de blocs d’hôtels moins coûteuse pour vous et vos invités, et c’est souvent un processus plus simple. Par exemple, Joy vous permet de réserver des blocs de chambres sans utiliser de carte de crédit et propose des tarifs de groupe exclusifs avec des remises allant jusqu’à 30 % et aucun frais d’annulation si vos chambres ne sont pas réservées. De plus, ils offrent un concierge de voyage personnel pour gérer les questions de réservationallégeant une partie du stress.
Comprendre les types de blocs de chambres
Lorsque vous réservez des blocs de chambres, vous avez généralement deux options : les blocs de courtoisie et les blocs contractuels. Les blocs de courtoisie ne vous tiennent pas financièrement responsable des chambres invendues, mais ils comportent souvent une date limite pour les réservations. Les blocs contractuels, en revanche, nécessitent un engagement financier et peuvent inclure une clause de taux d’attrition, spécifiant le pourcentage de chambres qui doivent être remplies pour éviter les pénalités.
Ryan explique : « Les réservations de courtoisie sont généralement exemptes de clauses vous tenant financièrement responsable des chambres non vendues dans le cadre de la réservation. La principale exigence est que toutes les réservations soient effectuées avant une date limite, généralement trente à quatre-vingt-dix jours à l’avance. Les chambres non réservées à la date limite sont libérées et vendues au prix du marché. »
Pour les mariages plus importants, des blocs contractuels peuvent être nécessaires en raison du nombre de chambres requises. Ceux-ci sont généralement garantis par un contrat et une carte de crédit enregistrée. Faites très attention à la clause de taux d’attrition dans ces contrats. Ryan note : « Si vous bloquez 20 chambres pour votre mariage mais que seulement 13 chambres sont réservées et que votre contrat stipule un taux d’attrition de 75 %, vous devrez payer pour les deux chambres inutilisées. »
Négocier et documenter tout
N’hésitez pas à négocier des avantages comme le Wi-Fi, le parking ou le petit-déjeuner gratuits. Les hôtels sont souvent prêts à offrir des avantages supplémentaires pour gagner votre confiance. Une fois que vous avez conclu un accord, mettez tout par écrit. Cela comprend les tarifs des chambres, les conditions d’annulation et tous les avantages négociés comme un surclassement de chambre pour le couple qui se marie ou la distribution de sacs de bienvenue. Certains hôtels facturent même ces avantages, il est donc essentiel de tout préciser à l’avance.
Certains hôtels proposent des solutions intermédiaires. « Nous proposons des tarifs de mariage associés à un code de réduction au lieu de réserver un bloc de chambres », explique Ryan. « De cette façon, le couple n’a pas de contrat à signer et n’est pas financièrement responsable des chambres non utilisées. C’est une question essentielle à poser avant de verser un acompte ou de signer un contrat. »
Vous pouvez également envisager de consulter un agent de voyages ou d’utiliser une plateforme comme Joy, qui va encore plus loin en proposant des avantages et des surclassements haut de gamme. Des surclassements de suites nuptiales aux expériences de spa gratuites et aux équipements spéciaux dans la chambre pour les invités de votre mariage, ces systèmes vous aident à obtenir les meilleurs avantages possibles.
Communiquez clairement avec vos invités
Une fois que vous avez réservé vos chambres, partagez les détails avec vos invités. Incluez les informations dans vos faire-part de mariage ou sur votre site Web de mariage et mettez en évidence les dates limites de réservation pour encourager les réservations en temps opportun.
Comme mentionné précédemment, commencez à planifier vos sacs de bienvenue pour les invités de l’extérieur de la ville. Coordonnez-vous avec l’hôtel pour savoir quand vous pouvez les déposer et quand ils seront remis aux clients (et si ce service est payant).
Réserver des blocs de chambres d’hôtel n’est peut-être pas la partie la plus excitante de la planification d’un mariage, mais elle est essentielle pour garantir à vos invités un séjour confortable. En commençant tôt, en comprenant vos options et en utilisant des outils pour simplifier le processus, vous pouvez créer une expérience fluide pour vos invités et avoir l’esprit tranquille en sachant que tout le monde est pris en charge !
Tous les produits présentés sur Woman Getting Married sont sélectionnés indépendamment par nos rédacteurs. Cependant, nous pouvons percevoir des revenus d’affiliation sur cet article et une commission lorsque vous achetez quelque chose. En savoir plus.